Отпуска 2027 — инструкция

Кому что делать

Роли берутся из Сферы автоматически: руководитель РЦ — тот, кто указан руководителем отдела, сотрудники — активные пользователи отдела и его подотделов. Новые и ушедшие сотрудники подтягиваются сами.

Сервис ничего не рассылает: ни писем, ни напоминаний. Ссылки и напоминания передаёт руководитель.

Как войти

Вход — по личной ссылке, без логина и пароля. Сотруднику ссылку присылает руководитель РЦ, руководителю — владелец сервиса.

• Ссылка многоразовая и бессрочная: её можно открывать и на компьютере, и на телефоне.
• После открытия адрес меняется на обычный, без секретной части — так и должно быть.
• Сервис перестал вас узнавать (другой браузер, очистили cookie) — откройте ту же ссылку ещё раз.
• Потеряли ссылку — попросите руководителя прислать её заново.
• Ссылка личная: по ней открывается именно ваш график. Не пересылайте её коллегам.
• Если руководитель перевыпустил ссылку, старая перестаёт работать — нужна новая.

Сотруднику: как заполнить «Мой график»

Нужно распределить ровно 28 дней отпуска и отправить график руководителю до срока сбора.

1. Откройте личную ссылку — попадёте на экран «Мой график».
2. В календаре нажмите на день начала отпуска, затем на день окончания. Пока выбираете, сервис показывает расчёт: календарных дней − праздников = дней отпуска.
3. Часть появится в списке справа. Повторите для остальных частей.
4. Следите за счётчиком «Запланировано … из 28 дней» — он должен дойти ровно до 28.
5. Лишнюю или ошибочную часть удалите значком корзины и выберите даты заново.
6. Когда все четыре проверки справа отмечены галочками, нажмите «Отправить руководителю».

Черновик сохраняется сам после каждого изменения — можно закрыть страницу и вернуться позже.

Что показывает календарь

Статусы графика

После того как руководитель закроет сбор, график открывается только для просмотра.

Правила планирования

Дни части = (дата по − дата с + 1) − праздничные дни внутри периода.

• Всего нужно запланировать ровно 28 дней.
• Хотя бы одна часть — не меньше 14 дней отпуска, уже после вычета праздников.
• Субботы, воскресенья и перенесённые выходные считаются как обычные дни отпуска.
• Не считаются только праздники по ст. 112 ТК РФ: 1–8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября.

Сообщения сервиса

Все сообщения, кроме последнего, блокируют отправку, пока не исправлены.

Руководителю РЦ

Руководитель отвечает за то, чтобы график центра был собран, согласован и выгружен. В меню у него четыре раздела: «Мой график», «Сводка РЦ», «Календарь РЦ», «Настройки центра».

Порядок работы

1. Заполните свой график в «Мой график» — так же, как сотрудник.
2. В «Настройках центра» задайте срок в поле «Сотрудники заполняют до» и нажмите «Сохранить срок».
3. В «Сводке РЦ» нажмите «Скопировать все ссылки» — в буфере окажется список «ФИО — ссылка». Разошлите каждому только его строку.
4. Следите за сводкой, напоминайте тем, кто не начал.
5. Проверьте пересечения в «Календаре РЦ».
6. Отметьте готовые графики галочками и нажмите «Согласовать выбранные». Что не устраивает — «Вернуть на доработку» с комментарием.
7. Нажмите «Закрыть сбор», затем «Выгрузить xlsx» и скачайте файл.

Сводка РЦ

Сверху счётчики: всего сотрудников, согласовано, ждут согласования, требуют внимания, не начали. Нажатие на счётчик фильтрует таблицу.

Перевыпускайте ссылку, если она ушла не тому человеку.

Вернуть на доработку

1. Отметьте галочками сотрудников со статусом «На согласовании» или «Согласован».
2. Нажмите «Вернуть на доработку».
3. Напишите, что нужно поправить, и нажмите «Вернуть».

Статус сменится на «Возвращён», сотрудник сможет изменить даты и отправить график снова. Напомните ему сами: сервис уведомлений не шлёт.

Календарь РЦ

Диаграмма «Кто и когда в отпуске» по всем сотрудникам центра, масштаб — весь год или один из кварталов. Внизу — сколько человек отсутствует одновременно; под диаграммой перечислены периоды с пересечениями.

Настройки центра

• Сбор графиков. Срок для сотрудников, «Закрыть сбор» и «Открыть сбор снова». После закрытия сотрудники не могут менять части; открыть снова можно в любой момент.
• Состав центра. Сотрудники и подотделы из Сферы. Обновляется раз в сутки; «Обновить сейчас» — если человека только что добавили в Сфере.
• Производственный календарь. Праздники, переносы и рабочие дни 2027 года, только для просмотра.

Если в центре есть подотделы, их руководители согласуют свои подотделы, а вы видите весь центр.

Выгрузка

Кнопка «Выгрузить xlsx» открывает предпросмотр: одна строка — одна часть отпуска. По умолчанию в файл попадают только согласованные графики; галочка «и несогласованных, с пометкой» добавляет остальные. «Скачать xlsx» отдаёт файл «График отпусков <РЦ> 2027.xlsx», заполненный по образцу.

Частые вопросы

Ссылка не открывается или пишет «не авторизован»

Откройте ссылку ещё раз целиком. Не помогло — ссылку перевыпустили, попросите у руководителя новую.

Не могу изменить даты

График согласован или сбор закрыт. Напишите руководителю: он может вернуть график на доработку или открыть сбор снова.

Кнопка «Отправить руководителю» неактивна

Одна из проверок справа отмечена крестиком — чаще всего не набрано ровно 28 дней или нет части от 14 дней.

Взял две недели, а сервис насчитал меньше 14 дней

В период попал праздник: он не входит в отпуск. Продлите часть на число праздничных дней.

Мой отпуск совпадает с отпуском коллеги

Отправлять можно, это предупреждение. Решение принимает руководитель.

Я вижу отпуска коллег — а они видят мои?

Да, сотрудники одного РЦ видят даты и имена друг друга. Статусы и комментарии видит только руководитель.

Меня нет в списке центра или я в чужом отделе

Состав берётся из Сферы. Сначала исправляется отдел в Сфере, затем руководитель нажимает «Обновить сейчас».

Сменился руководитель отдела

У прежнего пропадают права руководителя, его ссылка работает как ссылка сотрудника. Новому ссылку выдаёт владелец сервиса.